UTIL Ghid complet de întrebări, răspunsuri și informații pentru școli, directori și profesori în alegerea unei platforme digitale care să aibă și catalog electronic

Ne facem măsurătorile și prospecția pieței atunci când vrem să ne luăm mobilă sau studiem prețurile și specificațiile când ne luăm o mașină, dar cum funcționează asta în privința școlilor atunci când vor să achiziționeze o platformă digitală? Ce „măsurători ar trebui să facă”, ce departamente trebuie să fie implicate într-o astfel de decizie? Ce întrebări trebuie să adreseze directorii și profesorii, reprezentanților companiilor care oferă servicii de platforme digitale sau cataloage electronice, în alegerea unui astfel de instrument?

Daniel Rogoz, CEO și co-fondator Kinderpedia, soluția completă de comunicare și management școlar construită în România și folosită cu încredere de peste 2.000 de școli și grădinițe din 17 țări, de pe 4 continente, a explicat într-un interviu care sunt opțiunile pe care trebuie să le aibă orice școală atunci când își alege viitorul mediu digital în care se va dezvolta. Antreprenorul spune că „să alegi o platformă digitală pentru școala ta este o decizie căreia directorii și echipa școlii ar trebui să-i aloce timp de cercetare, consultare internă, cântărire a opțiunilor existente și validare a criteriilor esențiale”.

Acesta oferă o listă de întrebări utile pentru directorii care fac cercetarea de piață pentru școala lor și pentru profesorii care nu ar trebui să lipsească din procesul decizional. Elevii și părinții sunt și ei parte din comunitatea școlară, ca beneficiari primari ai educației.

Care sunt întrebările relevante

1. Cum voi folosi tehnologia în școala mea? Ce îmi propun să obțin cu ea? Îmi propun să cresc rata de participare la cursuri? Să urmăresc mai îndeaproape rezultatele școlare și să le îmbunătățesc pe termen mediu și lung printr-o mai bună și mai eficientă interacțiune între elevi, profesori și părinți? 
2. Cine va lucra pe platformă? Care sunt informațiile pe care le vor transmite si cui? Cu ce frecvență și de pe ce dispozitive va fi utilizată tehnologia? 
3. Care sunt competențele digitale ale viitorilor utilizatori? Ce opțiuni de formare am pentru profesori? Dar pentru elevi și familie? 
4. Care este infrastructura hardware minimă de care am nevoie pentru a opera în condiții optime? 
5. Care sunt principalele funcționalități pe care trebuie să le aibă sistemul pe care urmează să îl implementez? De ce altceva aș avea nevoie, în perspectivă?
6. Cine se va ocupa de implementare? 

Răspunsurile la aceste întrebări vor „mapa” cu claritate nevoile școlii, dar și resursele și echipa ce trebuie mobilizate pentru a asigura achiziția și tranziția. Cei care pot aduce valoare acestui proces sunt directorul, reprezentanții profesorilor din toate ciclurile, reprezentanți ai elevilor, ai părinților și nu numai. 

De ce trebuie să țină cont directorul și profesorii în momentul în care se uită pe „prospectul” unei platforme digitale școlare care conține catalog electronic?

Daniel Rogoz: „Odată ce directorii și-au consultat echipa și au explorat nevoile, pot începe cercetarea de piață, care presupune identificare și compararea acelor soluții software, platforme, aplicații ce promit să răspundă nevoilor lor. 

Conformitatea cu normele GDPR este singurul criteriu menționat de Ministerul Educației in  nota 134/SI din 12.07.2022 către școlile publice, prin care încuraja instituțiile la implementarea unui catalog școlar electronic începând cu anul școlar 2022-2023. Mai precis, au cerut ca „furnizorul să garanteze, prin contract, siguranța datelor cu caracter personal, conform reglementărilor în vigoare”. O formulare destul de vagă care lasă mult loc de interpretare pentru directorii de școli întrucât o simplă garantare prin contract nu înseamnă neapărat că toate platformele respectă câteva criterii minime pe care orice soluție software online ar avea obligația să le dețină. 

Recomandările laxe ale autorităților au permis apariția peste noapte a numeroase așa-zise platforme de catalog electronic ce promit școlilor funcționalități numeroase, fără o infrastructură tehnică solidă sau un serviciu de suport care sa le asigure implementarea si utilizarea in condiții optime.

Voi detalia câteva dintre criteriile pe care o platformă modernă de catalog electronic și management școlar trebuie să le îndeplinească, pentru a răspunde nevoilor școlilor și pentru a fi folosită cu ușurință și în siguranță de profesori, elevi, părinți și personal administrativ. 

Conformitatea cu normele GDPR e mai mult decât o bifă. Iată care sunt aspectele cheie legate de protecția datelor:  

PC-ul e istorie. Școala trebuie să fie în cloud. 

Unul dintre cele mai importante criterii astăzi este ca soluția sau platforma de management școlar adoptată să fie în cloud, nu instalată local pe un computer sau pe serverul școlii. Trebuie să fie găzduită pe niște servere de tip cloud-based într-un data-center care să asigure back-up zilnic la datele pe care școlile le introduc. Astfel, indiferent de ce s-ar întâmpla, datele se pot recupera exact cum erau în ziua anterioară. 

Multe școli sau primării care doresc să susțină digitalizarea educației și-ar dori soluții on-premise, adică soluții instalate pe serverul local, de obicei un calculator din interiorul instituției, ceea ce este total nesustenabil. În cazul unui atac cibernetic sau dacă rețeaua s-ar virusa, toate datele ar fi compromise și foarte greu recuperabile. De asemenea, în cazul în care mai mulți elevi ar intra în același timp, cum se întâmplă de obicei când școala trece online, infrastructura nu este scalabilă, și serverele se pot bloca. O infrastructură de cloud permite ca platforma să fie accesată de sute de mii de elevi în același timp. Prin urmare atunci când școlile aleg o soluție de management școlar ar fi bine să verifice dacă această soluție este găzduită pe niște servere de tip cloud. Câteva exemple de companii care oferă astfel de servere sunt Amazon Web Services, IBM Cloud, Oracle sau Azure de la Microsoft.

Există multe platforme de catalog apărute relativ recent – pur speculativ – care sunt găzduite pe servere „shared” sau “vps”, servere care nu au infrastructură de cloud. Adoptarea lor expune școlile la riscuri majore pe partea de securitate a datelor, pentru că la aceste servere au acces zeci de persoane.  

Siguranța datelor elevilor e și un subiect de geografie

Un alt criteriu important dacă vorbim de partea de GDPR ar fi acela ca datele școlilor din România să fie în Uniunea Europeană, adică aceste servere sau centre de date sa fie localizate fizic într-o țară din UE. În pandemie, școlile au folosit diverse platforme sau aplicații oferite de companii din Statele Unite, ale căror servere se află în SUA, multe dintre acestea fără a semna un contract cu acești furnizori prin care cei din urmă să își asume implicațiile. Există furnizori locali care oferă servicii de catalog școlar electronic și care folosesc servere din afara Uniunii Europene. Acestea au obligația de a introduce în contract clauze specifice prin care să informeze corect instituția despre responsabilitatea asupra datelor, atunci când acestea părăsesc spațiul UE. 

6 drepturi ale utilizatorilor pe care trebuie să le respecte orice platformă de catalog electronic 

1. Cel mai important, dar și cel mai frecvent ignorat este dreptul de a fi informat. Părinții, elevii dar și personalul instituției trebuie să fie informați cu privire la datele colectate, modul în care acestea vor fi stocate și folosite dar și cine va avea acces la ele. Prin urmare platforma aleasă trebuie să informeze toți utilizatorii la momentul accesării despre aceste aspecte ale colectării datelor.

2. Dreptul la acces. Părinții și personalul pot solicita accesul la propriile date în orice moment. Dacă se solicită, școala trebuie sa fie în măsură să furnizeze toate informațiile pe care le deține despre aceștia. Ei pot verifica dacă datele cu caracter personal sunt procesate în mod legal de instituție – ceea ce înseamnă că trebuie să fie în măsură să justifice necesitatea tuturor informațiilor colectate și reținute. De exemplu, ca școală sau grădiniță trebuie să știți numele, adresa, telefonul sau emailul, însă nu este necesar să înregistrați religia sau profesia părintelui. Acest lucru ar putea fi considerat inadecvat și ilegal.

3. Dreptul la rectificare. Datele cu caracter personal trebuie să fie rectificate în cazul în care sunt incorecte sau incomplete. Platforma aleasă trebuie să le permită părinților sau profesorilor să-și actualizeze propriile informații, direct din contul lor. E recomandat să verificați dacă platforma aleasă oferă această funcționalitate, care este, totodată, un drept al utilizatorilor, în raport cu propriile date. 

4. Unul dintre cele mai delicate aspecte este dreptul la ștergere. Acesta prevede că persoanele fizice pot solicita ștergerea datelor în cazul în care nu există niciun motiv pentru care aceste date să mai fie deținute de instituție sau nu mai există nici o relație între persoana fizică și școală. Stocarea acestor date într-un sistem digital precum platformele de management școlar va permite școlilor să controleze mai ușor aceste procese. Acestea vor da dovadă de transparență și vor permite părinților să solicite ștergerea datelor cu caracter personal atunci când aleg această opțiune, printr-un simplu click în platformă. E bine de știut că ștergerea acestor date cu caracter personal NU trebuie să afecteze situația școlară și datele despre elevi. 

De asemenea, toate platformele care oferă și aplicații de mobil trebuie să aibă buton de ștergere a contului direct în interfața utilizatorului. Altfel, aplicațiile nu vor mai putea fi publicate în store-urile de specialitate – AppStore, Google Play etc. E important de știut însă că această ștergere nu va afecta baza de date a școlii, prin urmare, dacă un părinte decide ștergerea contului din platforma utilizată, elevul și situația școlară a elevului vor fi în continuare la dispoziția școlii și instituția va putea pune în continuare prezențe, note sau observații. Sunt foarte puține platforme digitale școlare care au luat în considerare acest aspect, ceea de face ca documentarea dinaintea luării unei decizii să fie cu atât mai importantă. 

5. Dreptul de a restricționa procesarea datelor și primirea de informații nesolicitate – platforma aleasă trebuie să permită părinților sau profesorilor să blocheze sau oprească anumite notificări. De exemplu profesorii ar putea să opteze să oprească notificările de tip push după ora 19:00 sau în week-end, la fel părinții ar putea să decidă să primească doar anumite tipuri de informații și într-un anume interval. 

6. Dreptul la portabilitate a datelor – Datele trebuie să fie ușor de portat de la sistem digital la altul dacă este absolut necesar sau acest lucru este solicitat de reprezentanții instituției. Platformele trebuie să permită să exportul datelor sub formă de fișiere csv, xls, pdf. Acest lucru nu se întâmplă la toate platformele existente în piață. Mulți furnizori limitează această funcționalitate tocmai pentru a face o instituție dependentă se serviciile lor.

Accesul la datele școlii trebuie să fie personalizat pentru fiecare tip de utilizator

Tot o chestiune de GDPR este și modul în care anumiți utilizatori au acces la date. Fiecare școală are un responsabil de datele cu caracter personal care trebuie să cunoască fluxul informațiilor. Practic vorbind, în lipsa unei soluții tehnice care să definească riguros accesul fiecărui tip de utilizator la baza de date a școlii, multă lume are acces la foarte multe date. 

Ce face o platformă smart de management școlar este să faciliteze configurarea a diferite roluri – directori, secretari, profesori, personal didactic auxiliar, părinți, elevi. Astfel, ei vor interacționa exclusiv cu acele tipuri de informații de care au nevoie în activitatea lor și nu le vor vedea pe cele care nu îi privesc. Multe soluții de catalog electronic apărute recent oferă acces universal oricărui profesor, iar modificarea datelor se bazează pe încredere. E bine să alegeți o soluție software care se bazează mai mult pe tehnologie decât pe încredere”.

Securitatea cibernetică e un alt aspect critic. În ce măsură o platformă e pregătită tehnic să respecte angajamentele contractuale ce țin de siguranța datelor?

Daniel Rogoz: “În ultima vreme auzim tot mai des despre atacuri cibernetice. Securitatea cibernetica nu este luată încă în serios când vorbim despre școli. Însă recomandarea noastră este ca persoanele care au responsabilitatea alegerii unei platforme de catalog electronic și nu numai să verifice dacă aceste platforme dețin un audit de securitate cibernetică realizat de companii specializate sau acreditate în domeniu. În România exista DNSC – Directoratul Național de Securitate Cibernetică care a fost înființat tocmai pentru a combate criminalitatea cibernetică și acest directorat lucrează în strânsa legătură cu mai multe companii de specialitate. Doar platformele care investesc într-un astfel de audit și au contracte de mentenanță cu firme de cybersecurity pot oferi, legitim, școlilor, certitudinea siguranței datelor și a funcționării optime a soluției oferite”.

Disponibilitatea unei aplicații mobile native. Ce poți face, efectiv, cu ea și cum este evaluată de către utilizatorii curenți?

Daniel Rogoz: “Cât de important este astăzi să folosim un smartphone, o tabletă sau orice device mobil? Răspunsul este simplu, peste 80% dintre utilizatori au folosit în ultimii 2 ani un device mobil prin care au intrat în contact și au comunicat elev-profesor, părinte-profesor. Prin urmare un alt criteriu important când alegem o soluție este acela ca platforma să ofere și aplicație nativă de mobil atât pentru elevi și părinți cât și pentru profesori. Prin aplicația de mobil aceștia se vor conecta mai ușor la situația școlară, vor fi informați la timp și vor putea lua decizii mai rapid.

Ce poți face din aplicația mobilă și cât de accesibile și intuitive sunt funcționalitățile sunt criterii cheie în evaluarea unei platforme de catalog electronic. De ce? Pentru ca profesorii, elevii și părinții o vor avea în mână zi de zi. Dacă nu e prietenoasă, nu o vor folosi și tot efortul de implementare va fi inutil. 

Atunci când un furnizor afirmă că oferă și aplicație de mobil este recomandat ca școala să verifice ratingul acelei aplicații în store-urile de specialitate cum ar fi Google Play sau AppStore deoarece multe aplicații există doar la nivel declarativ și sunt, de fapt, semi-funcționale. Deseori, ele nici nu sunt publicate într-un store de specialitate și școala trebuie să le descarce de pe un link privat pus la dispoziție de furnizor. Acelea nu sunt de fapt aplicații mobile, ci scurtături către o pagină web care se deschide pe mobil. 

Părerea utilizatorilor este un indicator important. Un rating bun și un număr mare de descărcări pot oferi mai multă încredere în calitatea unei aplicații.

Notificările de tip push în aplicația mobilă sunt și ele importante. Atunci când un elev este marcat ca absent, când profesorul trimite un mesaj sau pune o notă, e recomandat ca părintele să primească o notificare sonoră și vizuală pe ecranul telefonului pentru că știm foarte bine că nu fiecare părinte are timp să stea toată ziua și să se logheze într-o platformă ca să verifice situația la zi. Notificările de tip push elimină situațiile de tipul: “Nu am văzut această informare!”, “Dacă știam la timp altfel era situația acum”, “Mi-ar fi plăcut să primesc informația și să pot lua o decizie în cunoștință de cauză”.

Experiența de utilizare, atât pe web, cât și pe mobil

Experienta utilizatorului sau UX, cum este numită ea în termeni de specialitate, este probabil unul dintre cele mai importante aspecte în alegerea unei platforme. Două dintre criteriile cheie de succes în implementarea unei soluții digitale pentru școală sunt rata de adopție și gradul de utilizare de zi cu zi. Cu cât o platformă arată mai bine, funcționează mai intuitiv și răspunde mai ușor și prietenos nevoilor imediate ale utilizatorilor săi, cu atât ea va fi mai intens folosită. Asta înseamnă că va genera, în timp real, volume de date relevante și utile profesorilor, elevilor, directorilor de școală, chiar și părinților.  

Sunt platforme care arată strălucit pe hârtie dar pe care, în realitate, se pune praful. Pentru că sunt prea criptice, complicate, greoaie ca sa fie utilizate zilnic. Acestea fac un mare deserviciu școlii, pentru că, în loc să o faciliteze, frânează semnificativ transformarea digitală a educației și le răpesc copiilor noștri șansa de a învăța în școli moderne, conectate, cu profesori smart și conținuturi digitale relevante. Totul pornește de la încrederea utilizatorilor că instrumentul pe care îl folosesc e unul prietenos și accesibil, care îi va ajuta chiar din primele săptămâni de utilizare. Când sunt încrezători, atât profesorii cât și elevii învață mai ușor și mai repede. Se poate verifica lesne experiența de utilizare în cazul unui demo al platformei, dar și cerând acces la un cont populat cu date demonstrative, unde modul efectiv de lucru în platformă și în aplicație se poate testa la cald. Studiile de caz și experiența altor scoli sunt și ele mijloace simple și relevante de a valida atât disponibilitatea funcționalităților promise, cât și accesibilitatea acestora. Totodată, o conversație cu un alt profesor sau director utilizator poate oferi informații valoroase si despre impactul implementării unei soluții sau a alteia. 

Sprijinul de care școala va beneficia la implementare. Suportul permanent

În pandemie, numeroase școli s-au văzut în situația de a-și implementa pe cont propriu soluții digitale gratuite, dar care veneau fără niciun sprijin pentru utilizatori. În realitate, fie au plătit separat pentru a beneficia de acest sprijin, fie s-au bazat pe bunăvoința unor profesori sau a altor membri ai comunității școlare, care le-au oferit sprijin în timpul și in măsura posibilităților și a competențelor lor. Costul s-a reflectat în întârzieri în asigurarea accesului elevilor la cursuri sau la conținuturile educaționale. Profesorii și elevii care au întâmpinat dificultăți atunci sunt cu atât mai reticenți acum la folosirea tehnologiei în clasa lor. Deci consecințele se văd pe termen lung. 

Dacă platforma de catalog electronic pe care o alege școala oferă de implementare asistată și training personalizat pentru utilizatori, ea poate deveni funcțională în școală în câteva zile, nu săptămâni sau luni. Tranziția se face cu atât mai ușor când platforma are librărie de tutoriale în limba română. Ele rămân la dispoziția profesorilor, elevilor și întregului personal al școlii și pe parcursul utilizării și îi pot ghida. Un real ajutor îl oferă suportul tehnic permanent pe care platforma îl oferă tuturor tipurilor de utilizatori. Dacă reprezentanții platformei răspund prompt și eficient întrebărilor profesorilor și nu numai, sunt eliminate cu ușurință eventualele bariere în utilizarea acesteia și cresc șansele ca aceasta sa își atingă obiectivele”. 

La ce poate folosi o platformă de tip catalog electronic și la ce ar trebui să fie folosită, adică ce avantaje reale ar avea o școală de pe urma unei implementări cu succes a unui asemenea instrument?

Daniel Rogoz: “Pe termen scurt, implementarea unei soluții de catalog electronic oferă școlii o amprentă digitală a activității membrilor comunității școlare. Practic, toate informațiile despre clase, orar, note, absențe, în loc să fie gestionate în bibliorafturi prăfuite, sunt centralizate digital, în cloud, de unde pot fi accesate oricând, sub formă de rapoarte. Tot în timp real, aceste date ajung și la elevi și la părinți. Astfel, pot deveni mai responsabili și implicați. 

Pe termen mediu, analiza datelor generate cu ajutorul unei platforme de catalog sau de management școlar poate ajuta școala în adoptarea de strategii care să susțină progresul academic al elevilor sau să crească rata de participare a acestora la cursuri. Competentele digitale ale tuturor utilizatorilor se dezvoltă, prin utilizarea susținută a unei aplicații dedicate activității de la școală.

Pe termen lung, o soluție performantă de management școlar ce cuprinde și catalog electronic devine un partener de încredere în diminuarea abandonului școlar sau a analfabetismului funcțional. O comunitate școlară interactivă, cu bucle strânse de feedback și cu un dialog activ între profesori, elevi și părinți e mai pregătită să le ofere nativilor digitali de astăzi un mediu de învățare digital, relevant pentru secolul XXI.

Pot exista și eșecuri – ce se întâmplă dacă o platformă eșuează să fie adoptată și folosită în școală din cauza calității slabe sau a reticenței profesorilor/ lipsei de explicații/ formare din partea echipei de implementare?

Daniel Rogoz: “Eșecul unei soluții de catalog electronic sau a oricărui instrument digital dedicat școlii se traduce deseori într-o rata slabă de adopție și una și mai slabă de utilizare curentă. Cu alte cuvinte, implementarea se face “pe hârtie”, iar profesorii și elevii continuă să lucreze cum o făceau și înainte sau revin foarte repede la modul de lucru anterior. Asta se întâmplă, de cele mai multe ori, din cauza dificultăților întâmpinate la utilizarea de zi cu zi, dar și a lipsei unei implementări inițiale corecte și a urmăririi ulterioare a modului în care soluția este adoptată în școală. La rata slabă de utilizare contribuie și lipsa accesului la o echipă de suport dedicată, care să ofere soluții în timp real atât profesorilor, cât și elevilor sau părinților. Nu în ultimul rând, o soluție cu funcționalități simpliste, care acoperă doar parțial nevoile școlii și îi lasă pe utilizatori să facă bună parte din treabă manual va fi, de asemenea, uitată la scurt timp după implementare. 

Consecințele implementării parțiale și ale slabei folosiri a unei soluții de catalog electronic sunt numeroase și au un impact mare asupra activității școlii. În primul rând se pierd timp și eforturi valoroase din partea echipei, ceea ce generează dezamăgire și frustrare. Fondurile sunt cheltuite fără rezultate, ceea ce va face și mai greu de finanțat o inițiativă similară în viitor. Cea mai mare pierdere se reflectă în lipsa de încredere a utilizatorilor în tehnologie și în potențialul acesteia de a transforma activitatea școlară. Practic, pentru unii profesori, părinți și chiar elevi, folosirea unei soluții digitale slabe, impropriu sau parțial implementate închide o fereastră către un mod de lucru smart, care i-ar putea ajuta să comunice și să interacționeze mai ușor, să aibă acces la resurse educaționale de oriunde și să comunice mai eficient. Această percepție deformată asupra tehnologiei și a locului ei în școală poate ține pe loc transformarea digitală a educației cu ani. Ani pe care îi vor plăti copiii noștri, prin decalaje de învățare, rezultate academice slabe, competențe digitale limitate, o rată uriașă a analfabetismului funcțional și a abandonului școlar”.

La ce alte aspecte trebuie să fie atent directorul, în privința integrărilor cu alte programe/platforme și cu obținerea statisticilor atât de necesare pentru a avea corect pulsul comunității școlare?

Daniel Rogoz: “Într-o lume interconectată, o soluție software nu mai poate funcționa izolat. Orice aplicație digitală performantă trebuie să știe să comunice cu alte tehnologii și baze de date. Daca ne referim la o platformă de catalog electronic, ea trebuie să se sincronizeze cu bazele de date ale inspectoratelor pentru a transmite date. Acestea pot fi transmise mai departe prin export din platforma curentă și import in altă bază de date. Dar această acțiune este consumatoare de timp și poate genera erori. Optimă este sincronizarea directă, adică integrarea prin API.

Un sistem digital de management se poate integra și cu alte instrumentele utile școlii, cum ar fi o librărie de conținut educațional, o platformă de testare standardizată, o soluție de videoconferință, platforme de creare de conținut sau un sistem unic centralizat, cum ar fi SIIR etc. Integrarea este viitorul tehnologiei, pentru că permite utilizatorului să acceseze, din aceeași interfață, resurse și date din mai multe platforme interconectate. În felul acesta, se salvează timp, se simplifică modul de utilizare și se asigură integritatea datelor, care sunt ferite de erori ce pot apărea la import/ export sau la încărcarea manuală”.

Cât de important e costul? Cât de „ieftin” poate fi un asemenea produs sofisticat, astfel încât reprezentanții școlii să considere asta un semnal de alarmă?

Daniel Rogoz: O vorbă din popor spune “Sunt prea sărac să cumpăr lucruri ieftine”. Ca de obicei, e un mare adevăr în spatele ei. Nu există gratuit cu adevărat. Ce e gratuit e rareori configurabil pe nevoile școlilor și nu vine cu suportul tehnic necesar implementării și utilizării. În lumea tehnologiei, gratuitatea implică deseori cheltuieli ascunse ce rezultă mult mai împovărătoare pentru utilizator: timp pierdut, energie irosită, date compromise, frustrare si rezistență la utilizarea soluției sau chiar la a unor alte tehnologii, în viitor. Pericolul gratuității, când vorbim de soluții software pentru școli, s-a demonstrat deja prin slaba adopție și utilizare a instrumentelor digitale după septembrie 2020. 

Mai departe de mirajul soluțiilor gratuite, reprezentanții școlilor trebuie sa mai decidă și între ofertele de preț ale furnizorilor, care nu sunt întotdeauna explicate transparent. Unele platforme au un cost per copil pe lună, altele au un cost pe număr total de utilizatori, altele per profesor. O variantă simplă de a calcula beneficii versus costuri este aceea de a le lista intr-un tabel comparativ, si de a evalua costul total lunar sau chiar anual, in raport cu beneficiile oferite. Ce e util de reținut este că un cost aparent mic acum poate aduce cheltuieli suplimentare pe parcurs. E important ca orice director, să aibă o proiecție previzibilă a bugetului instituției sale. De aceea e recomandat să pună toate întrebările relevante la început, ca să evite surprizele pe parcurs, cum ar fi cheltuielile neașteptate cu scalarea serverelor, cu suportul tehnic sau cu alte eventuale configurări care nu au fost luate în calcul la început. 

Ce opțiuni de finanțare au școlile pentru asemenea soluții digitale și ce beneficii ar trebui să aibă în utilizare, astfel încât investiția să fie una eficientă și în bugetul clasic, și în cel de timp?

Daniel Rogoz: S-au diversificat sursele de finanțare pentru infrastructura digitală a școlilor, fie ea hardware sau software. Școlile pot finanța inițiativele ce țin de educația digitală, cum ar fi achiziția unei soluții de catalog electronic, din bugetul propriu, ce provine de la administrația locală. Dacă fondurile nu au fost prevăzute inițial, se poate solicita o rectificare ce vizează acest aspect. 

Totodată, programe precum PNRR și mai ales PNRAS, pentru școlile eligibile, sunt surse practice de a obține fonduri, pe termen mediu și lung. In cadrul programului PNRAS, școlile au chiar obligația să aloce între 20 și 25% din bugetul proiectului către tehnologie. Acestea trebuie să contracteze și să folosească platforme de management școlar agreate de Ministerul Educației – iată aici lista inclusă in ghidul proiectului. 

Asa cum spunea Benjamin Franklin, investitia in educație aduce cea mai mare dobanda, așa ca ar fi bine ca directorii inovatori sa aleaga înțelept si calculat unde să aloce resursele și alături de cine să pornească la drum.

Pentru profesori ce aspecte esențiale nu trebuie să lipsească dintr-o platformă digitală/catalog electronic?

Daniel Rogoz: Dacă vorbim de activitatea de zi cu zi a profesorului, un element cheie este aplicația mobilă. Disponibilitatea catalogului electronic pe smartphone-ul sau pe tableta profesorului este o condiție cheie a utilizării pe termen lung, pentru ca niciun profesor nu va merge la final de zi cu agenda la PC ori la laptop ca sa treacă notele și absențele din ziua respectivă. Am insistat și în prealabil cu modul de utilizare prietenos și intuitiv, astfel că nu voi mai stărui aici. Totuși, cateva dintre funcționalitățile critice pentru profesori sunt cea de prezență, cu un tap din aplicația mobilă, de introducere a notelor și a observațiilor pentru elev și familie, de motivare a absențelor. Alte funcții valorose sunt cea de pronire a unei videoconferițe direct din orar, dacă școala trece în online, sau dacă profesorul dorește să organizeze o sesiune individuală de feedback cu elevul, cu familia sau o ședință cu părinții. Modulul de teme e un instrument util, pentru că îi permite profesorului să programeze teme pentru clasă, să le primească rezolvate de la elevi și să le corecteze direct în aplicația mobilă, ceea ce scurtează foarte mult buclele de feedback. 

Și disponibilitatea unei librării de resurse educaționale în cloud, unde profesorii să pună la dispoziția elevilor materiale digitale, este un plus, pentru că îi permite elevului să exploreze conținutul educațional în ritmul său și într-un mediu adecvat intereselor și modului său firesc de a consuma informația. 

Training-ul inițial și accesul permanent la un canal de suport cu membrii echipei tehnice a platformei educaționale folosite sunt elemente-cheie pentru o bună adopție a tehnologiei și o folosire a acesteia pe termen lung. La fel și librăriile de tutoriale, in format text și video, scurte si prietenoase, numai bune de văzut în pauze. 

Pentru elevi și părinți care sunt „must-have”-urile într-un asemenea instrument?

Daniel Rogoz: Elevii de astăzi sunt nativi digitali. Ei descoperă și folosesc tehnologia intuitiv, ceea ce îi face extrem de predispuși la încercarea și adopția de noi instrumente de lucru și de învățare. Dar sunt și foarte critici când vine vorba de tehnologie și abandonează la fel de repede cum le-au și preluat acele aplicații care nu le oferă o experiență de utilizare superioară. 

Pentru ei, catalogul electronic trebuie să fie mobil, să le prezinte în timp real notele, observațiile profesorului, situația absențelor. În mod ideal, acesta ar trebui să cuprindă și modul de teme, ca să încarce tot acolo ceea ce lucrează acasă și să primească feedback rapid de la profesor – care facilitează învățarea. Accesul la orele online, daca este cazul, ar trebui să se facă tot din aplicație. La fel și la eventuale sesiuni de feedback cu profesorul. Dacă aplicația este integrată cu alte instrumente digitale, precum cele de testare sau de e-learning, elevul își va regăsi în aplicație și lecțiile curente și viitoare, dar și testele și rezultatele acestora. Portofoliul elevului este si el un element cheie al unei educații digitale, centrate pe elev și trebuie să fie accesibil acestuia, dar și a familiei, în aplicația mobilă. 

Un aspect esențial pentru elev și familiei este disponibilitatea notificărilor de tip push, care aduc informațiile actuale direct sub ochii utilizatorului, pe ecranul telefonului mobil. Astfel, nimeni nu ratează nimic important. 

Posibilitatea de a filtra informațiile în funcție de tipologie, în news feed-ul aplicației, este și ea utilă, pentru că permite accesul facil la informații mai vechi. Pe whatsapp, unde mesajele curg unele după altele, resursele și datele importante se pierd și sunt ratate oportunități valoroase de comunicare și colaborare între școală și familie”. 

Daniel Rogoz este antreprenor în educație, CEO și co-fondator Kinderpedia, soluția completă de comunicare și management școlar construită în România și folosită cu încredere de peste 2000 de școli și grădinițe din 17 țări, de pe 4 continente. Platforma oferă modul ce catalog școlar electronic, orar, teme, videoconferințe, librărie de resurse educaționale și este singura din țară care a dezvoltat un modul de Fișă de progres, respectiv portofoliul copilului, așa cum este el prezentat în noul proiect de lege a educației.