Directorii și profesorii pot lucra cu peste 200 de ore lunar mai puțin la documentele administrative: Platforma EDUS îi eliberează de birocrație și sprijină lupta împotriva abandonului școlar (P)

Școlile pot economisi până la 90 de ore lunar în gestionarea documentației SCIM și 124 de ore în gestionarea documentelor CEAC, utilizând Platforma EDUS. Această economie semnificativă de timp le permite directorilor și profesorilor să se concentreze pe actul educațional, pe monitorizarea și combaterea abandonului școlar și pe atingerea obiectivelor din cadrul Programului Național pentru Reducerea Abandonului Școlar (PNRAS).

Birocrația excesivă din sistemul de învățământ românesc continuă să fie o provocare majoră pentru directorii de școli și cadrele didactice. Volumul mare de documente și proceduri administrative necesare pentru buna funcționare a unei instituții de învățământ poate deveni copleșitor, afectând calitatea actului educațional și timpul dedicat elevilor.

Provocările birocratice ale directorilor de școli

Directorii de școli se confruntă zilnic cu o multitudine de responsabilități administrative. De la gestionarea documentelor manageriale, a planurilor strategice și a documentației necesare pentru diverse comisii, până la evidența personalului, a elevilor și a activităților educaționale, sarcinile birocratice consumă o mare parte din timpul și energia acestora.

Printre documentele și procedurile pe care directorii trebuie să le gestioneze se numără:

• Documente manageriale: Proiect de dezvoltare instituțională, Program de dezvoltare SCIM, Plan Managerial, Monitorizarea implementării obiectivelor, Managementul riscurilor, Regulamente interne 
• Documente ale Consiliului Profesoral și ale Consiliului de Administrație: registre de procese verbale, rapoarte de analiză, hotărâri, planificări ale ședințelor.
• Documentele comisiilor: Hotărâri, decizii, planuri operaționale, registre, rapoarte de monitorizare și evaluare.
• Documente personal: fișa postului, contractul managerial, rapoarte de activitate, încadrarea personalului, rezultatele evaluărilor, evidența concediilor.
• Raportări PNRAS: rapoarte MATE și chestionare SASAT, analiza elevilor în pericol de abandon școlar.

Aceste responsabilități, amplificate de cerințele legislative și de standardele impuse de diverse instituții de control și evaluare, revin adesea unui număr mic de persoane, mai ales în școlile cu personal didactic redus din mediul rural. Sarcinile administrative consumă o mare parte din timpul directorilor și al cadrelor didactice, reducând resursele disponibile pentru activitățile educaționale directe. În plus, monitorizarea și raportarea abandonului școlar, conform cerințelor PNRAS, adaugă un nivel suplimentar de complexitate și muncă birocratică. Paradoxal, acest lucru lasă directorilor puțin timp pentru a dezvolta proiecte menite să reducă efectiv abandonul școlar și să modernizeze școlile.

Impactul asupra calității educației

Concentrarea pe sarcinile administrative poate duce la diminuarea timpului și a resurselor alocate activităților educaționale. Profesorii și directorii sunt nevoiți să petreacă ore întregi completând documente și participând la ședințe, în detrimentul planificării lecțiilor, pregătirii materialelor didactice sau interacțiunii directe cu elevii.

Această situație poate afecta negativ calitatea actului educațional și poate genera stres și suprasolicitare în rândul personalului didactic. În plus, multe dintre procedurile birocratice ajung să fie realizate formal, “doar pe hârtie”, fără a aduce valoare reală procesului educațional.

Soluția digitalizării: Platforma EDUS

Pentru a aborda aceste provocări, digitalizarea proceselor administrative și educaționale se dovedește a fi o soluție eficientă. Platforma EDUS, prin Modulul Administrativ SCIM, Modulul Didactic CEAC și Modulul Educațional, oferă instrumente moderne menite să simplifice și să eficientizeze gestionarea documentelor, a procedurilor și a monitorizării abandonului școlar în școli.

Modulul Administrativ SCIM: Simplificarea procedurilor și conformitate legală

Modulul Administrativ SCIM este conceput pentru a ajuta școlile să implementeze și să gestioneze eficient Sistemul de Control Intern Managerial (SCIM). Acesta oferă:

• Digitalizarea procedurilor: Elimină necesitatea tipăririi și stocării fizice a documentelor, facilitând accesul și gestionarea electronică a acestora.
• Actualizare automată a documentației: Asigură că toate documentele și procedurile sunt mereu actualizate conform modificărilor legislative sau interne.
• Conformitate legală continuă: Respectă cerințele legale actuale, inclusiv Ordinul 600/2018, prin gestionarea conformă a procedurilor SCIM.
• Librărie extinsă de documente și modele: Peste 120 de modele de proceduri și peste 460 de modele de documente, hotărâri și rapoarte, care pot fi personalizate în funcție de nevoile instituției.
• Gestionare avansată a documentelor: Permite crearea, editarea și distribuirea eficientă a procedurilor, cu opțiuni de personalizare și procese de aprobare automatizate.
• Securitate și accesibilitate: Acces securizat la documente, oricând și de oriunde, cu posibilități avansate de arhivare electronică.

Modulul Didactic CEAC: Asigurarea calității educației și sprijinirea cadrelor didactice

Modulul Didactic CEAC sprijină instituțiile de învățământ în planificarea, dezvoltarea și implementarea eficientă a inițiativelor de management al calității educației. Acesta oferă:

• Centralizarea documentației: Toate documentele legate de asigurarea calității educației sunt stocate într-un singur loc, îmbunătățind accesibilitatea și gestionarea informațiilor.
• Reducerea erorilor umane: Automatizarea gestionării documentelor elimină erorile și standardizează procedurile, esențial pentru asigurarea calității educației.
• Conformitate cu standardele ARACIP: Facilitează alinierea la standardele de evaluare instituțională, sprijinind procesele de autorizare și evaluare externă.
• Librărie de modele de documente: Peste 100 de modele de proceduri CEAC și peste 260 de modele de documente, hotărâri și rapoarte, gata de personalizare.

Monitorizarea abandonului școlar în contextul PNRAS

Un aspect esențial în perioada actuală este monitorizarea și combaterea abandonului școlar, obiectiv central al Programului Național pentru Reducerea Abandonului Școlar (PNRAS). Platforma EDUS facilitează acest proces prin Modulul Educațional (Catalog Electronic) oferind:

• Raportarea eficientă: EDUS permite generarea și transmiterea rapidă a rapoartelor necesare în cadrul PNRAS, economisind timp și resurse.
• Chestionare SASAT integrate: Platforma include chestionarele SASAT, necesare pentru raportările din PNRAS, permițând colectarea anonimă și analizarea datelor relevante despre elevi. Chestionarele sunt însoțite și de interpretarea datelor colectate.
• Analize statistice detaliate: Oferă statistici despre performanța elevilor, frecvența școlară și alte indicatori esențiali pentru identificarea și monitorizarea riscului de abandon.
• Alertare și intervenție timpurie: Posibilitatea de a seta alerte pentru cazurile cu risc ridicat, facilitând intervențiile prompte din partea echipei educaționale.

Prin aceste instrumente, directorii și cadrele didactice pot identifica mai ușor elevii aflați în situații de risc și pot implementa strategii eficiente de prevenire a abandonului școlar.

Beneficiile implementării Platformei EDUS

Adoptarea soluțiilor digitale oferite de EDUS aduce numeroase avantaje directorilor de școli și cadrelor didactice:

• Eficientizarea timpului: Automatizarea proceselor administrative și de raportare reduce semnificativ timpul alocat acestor activități, permițând personalului să se concentreze pe educație și pe sprijinirea elevilor.
• Soluții adaptate pentru instituțiile de învățământ: Module EDUS Administrativ și Didactic sunt personalizate, cu modele de documente și proceduri create special pentru nevoile reale ale școlilor. Ne concentrăm pe calitate și utilitate, fiecare model disponibil fiind utilizat în mod concret de instituțiile de învățământ.
• Transparență și accesibilitate: Toate documentele și informațiile relevante sunt accesibile într-un singur loc, facilitând comunicarea și colaborarea între membrii echipei și cu părinții.
• Reducerea stresului și a suprasolicitării: Simplificarea sarcinilor birocratice și a proceselor de raportare permite o mai bună gestionare a volumului de muncă și îmbunătățește satisfacția profesională.
• Conformitate legală și standardizare: Asigură respectarea tuturor cerințelor legislative și a standardelor de calitate, evitând potențiale sancțiuni sau probleme juridice.
• Îmbunătățirea calității educației: Prin monitorizarea atentă și intervenții la timp, se pot implementa măsuri eficiente de reducere a abandonului școlar și de îmbunătățire a performanțelor elevilor.

Un pas înainte către modernizarea educației și reducerea abandonului școlar

Digitalizarea proceselor administrative și educaționale nu este doar un trend, ci o necesitate în contextul actual. Prin implementarea soluțiilor oferite de Platforma EDUS, sistemul de învățământ românesc poate face un pas important către modernizare, eficientizare și aliniere la standardele europene.

Implementarea Modulelor Administrativ și Didactic s-a dovedit a fi extrem de eficientă în reducerea timpului petrecut cu sarcinile administrative în cadrul instituțiilor. În medie, s-au economisit 90 de ore pe lună pentru gestionarea documentației SCIM și 124 de ore pe lună pentru CEAC. Un număr mediu de 14 persoane/instituție primesc în timp real informații legate de fluxul de aprobare al procedurilor, fiind notificate la fiecare etapă: elaborare, verificare, avizare și aprobare. Datorită sistemului de notificări bazat pe responsabilități și permisiuni, fluxul de aprobare este automatizat și durează aproximativ 2 minute pentru aprobările multiple (bineînțeles odată ce documentele au fost parcurse de persoanele responsabile).

În platformă sunt înrolați peste 3.500 de profesori și 1.200 de învățători alături de directori și personal auxiliar, care primesc notificări doar atunci când documentele îi vizează direct, ceea ce îmbunătățește comunicarea și eficiența operațională.

“Platforma EDUS facilitează semnificativ reducerea birocrației prin digitalizarea procesului, eliminând necesitatea de a tipări documente și economisind timp și resurse. Totul se desfășoară rapid și eficient online, contribuind la o organizare mai bună și la un impact ecologic pozitiv, prin reducerea consumului de hârtie. În plus, platforma este foarte ușor de utilizat, fiind accesibilă pentru orice persoană, indiferent de nivelul de experiență cu tehnologia. Astfel, EDUS face întregul proces mai simplu, convenabil și accesibil pentru toți utilizatorii.” – Mărtău Elena Denisa, Prof. Matematică/ Informatică, Școala Gimnazială “Lexford Castel” Pitești.

Prin reducerea poverii birocratice și facilitarea monitorizării abandonului școlar, directorii și profesorii pot dedica mai mult timp și energie misiunii lor principale: educarea și formarea elevilor. De asemenea, adoptarea tehnologiei facilitează îndeplinirea obiectivelor PNRAS, contribuind la creșterea calității și a accesibilității educației pentru toți copiii.

Instrumente eficiente pentru simplificarea și optimizarea proceselor administrative, educaționale și de monitorizare a abandonului școlar

Birocrația excesivă și abandonul școlar reprezintă provocări semnificative pentru sistemul educațional românesc. Soluțiile digitale oferite de Platforma EDUS, prin Modulul Administrativ SCIM, Modulul Didactic CEAC și Modulul Educațional (Catalog Electronic) vin în întâmpinarea acestor probleme, oferind instrumente eficiente pentru simplificarea și optimizarea proceselor administrative, educaționale și de monitorizare a abandonului școlar.

Este momentul ca instituțiile de învățământ să îmbrățișeze inovația și tehnologia, construind împreună un sistem educațional mai eficient, modern și orientat către viitor. Prin adoptarea acestor soluții, directorii și profesorii pot transforma provocările birocratice în oportunități de dezvoltare și pot contribui activ la reducerea abandonului școlar și la îmbunătățirea calității educației oferite elevilor.

Pentru mai multe informații despre Platforma EDUS și modul în care aceasta poate sprijini instituția dumneavoastră în simplificarea birocrației și monitorizarea abandonului școlar în cadrul PNRAS, vă invităm să vizitați edus.ro.