Catalogul digital, soluția pentru eliminarea muncii de secretariat și hârțogăraia interminabilă din școli. Director: Mediile se calculează automat, putem face statistici pe clasă sau școală, putem comunica instant cu părinții și elevii

Cum ar fi pentru un profesor să elimine complet munca secretarială și toată hârțogăraia aferentă care îi ocupă o mare parte din timpul pe care l-ar putea utiliza în beneficiul real al copiilor? Este o problemă veche a sistemului, dar care are în final și o soluție – digitalizarea. Majoritatea școlilor au început să implementeze tehnologia în predare abia cu venirea pandemiei, dar la Colegiul „Emil Racoviță” din Iași, profesorii beneficiază de digitalizarea sistemului de notare deja de 10 ani. 

Sistemul a fost dezvoltat în continuu, cu feedback de la utilizatori, și a devenit mai complex și mai util decât era în concepția lui inițială, a explicat pentru Edupedu.ro directoarea adjunctă a Colegiului „Emil Racoviță”, Mihaela Vlioncu. Pandemia i-a prins pe profesori cu lecțiile digitale deja învățate, iar sistemul s-a dovedit a fi esențial pentru microuniversul lor școlar. Catalogul electronic folosit astăzi la „Emil Racoviță” are și un sistem de mesagerie securizat prin care se poate comunica situația școlară individuală sau colectivă, se pot trimite cereri, informări oficiale șamd. În plus, în lipsa unei mari biblioteci virtuale naționale, Adservio a pus la dispoziția copiilor și profesorilor o bibliotecă digitală a școlii.

Când a fost adus inițial acest catalog electronic în școală, a fost întâmpinat cu o „ușoară curiozitate, dublată de oarecare reticență, însă imediat ce profesorii au descoperit resursele extraordinare pe care le oferă acest sistem, l-au agreat și au început să-l utilizeze și să exploateze toate valențele tehnice, profesionale”, a explicat directoarea Mihaela Vlioncu. Au fost training-uri pentru profesori organizate de echipa Adservio ca profesorii să dobândească noțiuni digitale elementare care, evident, cu timpul s-au diversificat și s-au îmbunătățit.

Copiii se implică mai mult la ore ca să obțină cele 10 plusuri care se pot transforma într-o notă de 10

„Dacă ar fi să ordonez avantajele, în primul rând este un instrument de lucru foarte eficient pentru profesori, au acces la un catalog cu toate disciplinele de studiu, cu orientare și consiliere, cu posibilitate de a nota absențele elevilor, de a trimite mesaje foarte repede, de a primi mesaje de la elevi, de a nota activitatea elevului în timpul orei, un sistem de acordare a plusurilor, ceea ce, pentru elevi, este extrem de motivant, ei sunt într-un fel de competiție pentru a obține plusurile pe care profesorii le acordă. 

Plusurile acestea cuantifică implicarea elevilor la oră, răspunsurile lor, fie punctuale, fie creative. Spre exemplu, în sistemul nostru, 10 puncte înseamnă convertirea lor într-o notă, sistemul ne întreabă dacă dorim să transformăm cele 10 puncte într-o notă. La fel se întâmplă și pentru minusuri, iar profesorii decid individual. Personal, de câte ori ajung la 10 puncte, le convertesc automat într-o notă pentru că elevul le obține cu munca lui și, mai ales, prin asta impulsionăm implicarea elevilor în procesul didactic. Nu e singura lor motivație, dar e una dintre ele. Practic, este o evaluare continuă pe care o facem cu ajutorul catalogului virtual”, a explicat profesoara.

Catalogul electronic elimină erorile umane

De asemenea, catalogul mai înregistrează situația școlară, mediile sunt automat calculate, ușurând munca profesorului, și poate contribui la eliminarea unor erori umane, a mai explicat ea. 

„Pentru fiecare clasă există o rubrică de schimburi de mesaje, pe care noi am utilizat-o intens în perioada aceasta de pandemie. Orice fel de temă sau mesaj, chestionare le transmitem prin acest sistem de mesagerie al Adservio. De asemenea, tot acolo primim temele copiilor, le corectăm. Putem selecta elevii cărora le trimitem mesaje, deci pot primi mesaje individuale, sau putem trimite mesaje colective către toată clasa. În cazul mesajelor individuale, e foarte bine fiindcă păstrează confidențialitatea celor transmise. Am comunicat foarte mult prin acest sistem în anul școlar anterior, învățământul online a însemnat să apelăm la toate mijloacele prin care să păstrăm cât mai strânsă comunicarea noastră cu elevii”, a mai spus directoarea Colegiului.

Catalogul face și statistici privind nivelul copiilor pe clasă sau pe școală

De asemenea, un alt avantaj este că se pot obține statistici referitoare la note, absențe, o ierarhie în clasă în funcție de anumite criterii. „Cel mai mult, pe noi ne avantajează ierarhiile pe care le facem la final de an școlar, situația școlară, numărul de absențe pe care le au elevii și este suficient un click”, adaugă Vlioncu.

Catalogul a fost constant inovat, spre exemplu au introdus ulterior un portofoliu al profesorului în care poate să-și stocheze toate informațiile profesionale, adică activitatea sa dintr-un semestru, dintr-un an școlar, adunând acolo un întreg istoric. 

„S-a mai adăugat o rubrică pentru activitățile extrașcolare unde apar proiecte, testimoniale ale unor activități desfășurate, un fel de jurnal al clasei pe care-l putem păstra. De asemenea, avem și o bibliotecă virtuală, o resursă informațională extraordinară la care au acces și elevii și profesorii și care conține titluri de cărți din diferite domenii și manuale alternative pe care le pot consulta. Găsim cărți pentru copii ordonate pe vârste, genuri literare, cărți pentru dezvoltare personală, cărți în limbi străine, cărți de științe. Catalogul se poate folosi și de pe telefon și nu am auzit de la colegi să fie o dificultate în plus pentru mobil. Funcționează bine și elevii utilizează catalogul virtual de pe telefon fără niciun fel de probleme și părinții primesc notificări de la Adservio pe telefon în momentul în care elevul primește o notă sau înregistrează o absență”, a explicat directoarea.

Existența catalogului electronic și a sistemului de mesagerie al acestuia nu a eliminat ședințele cu părinții sau nevoia de a comunica direct, față în față, dar este o comunicare constantă prin acest catalog. „De multe ori, când părintele află de o situație, și află imediat, ne sună, sau ne lasă un mesaj, spre exemplu dacă elevul a luat o notă mică”, spune ea.

Întrebată de ce un director ar trebui să aibă deschidere către zona aceasta a cataloagelor electronice, directoarea a răspuns „La sfârșitul anului școlar, noi arhivăm situația școlară, mi se pare că e o implicare dinamică a noastră la nivel de societate, dacă vreți, care înseamnă acceptarea digitalizării și încercarea de a o valorifica deplin și eficient. De asemenea, această comunicare asigură un grad sporit de conectivitate și o comunicare complexă în sensul că putem să ne mișcăm înspre diferite zone foarte repede, ajung rapid informațiile la părinți”.

În cazul în care se greșește o notă, se poate adresa o cerere directorului pentru a fi corectată. „Cu ajutorul Adservio, datele se centralizează foarte ușor și nu mai este nevoie de munca de secretariat pe care profesorii o fac de multe ori la noi. Din punctul acesta de vedere, e un mare avantaj”, a explicat profesoara.

Pilotarea catalogului electronic exclusiv

Recent, ministerul Educației a aprobat un program pilot în care școlile care folosesc catalogul electronic se pot înscrie și pot, astfel, folosi doar acel catalog. Experiența lor va fi monitorizată și la finalul pilotării s-ar putea generaliza folosirea unui astfel de instrument în întreg sistemul de învățământ.

În Consiliul de Administrație al Colegiului, profesorii au discutat pilotarea centralizată a catalogului electronic exclusiv, fără un catalog în format fizic, pe hârtie, care să-l însoțească. „În unanimitate, colegii au fost de acord cu înscrierea școlii noastre în programul de pilotare a catalogului electronic. Avem din partea echipei Adservio și, practic timpul ne-a confirmat lucrul acesta, asigurările că există o securizare foarte bună a datelor și confidențialitatea lor. Din punctul acesta de vedere, nu am avut niciodată o scăpare. Pilotarea catalogului virtual de unul singur a venit ca o soluție pentru noi fiindcă munceam dublu, treceam o dată notele în catalogul de hârtie, apoi în cel virtual. Pentru noi, dacă această pilotare va da rezultate și se va adopta doar catalogul unic, mi se pare că ar fi o soluție bună”.

Școlile care vor să se înscrie în proiectul pilot de folosire doar a catalogului electronic o pot face până pe 10 septembrie inclusiv, potrivit ordinului 5.167/31 august 2021.

__________

Despre Adservio:

Adservio are experiență de 13 ani în tehnologii educaționale. Catalogul electronic a fost funcționalitatea cu care firma din Iași s-a lansat. Astăzi, Adservio este o platformă completă de management educațional.

Școlile care utilizează Adservio pot printa catalogul și îl pot arhiva, conform regulamentului în vigoare. De asemenea, se pot genera automat și printa foile matricole. În prezent, platforma de management educațional este folosită:

• În aproape 500 de grădinițe, școli și licee
• De aproape 17.500 profesori
• De peste 220.000 elevi
• De aproape 550.000 useri (profesori, elevi, părinți, personal administrativ)